İyi ve kötüye karşı "uygunluk" kendi zamanını bekliyor

Eki 03 2010 Published by under 8. Sayı

Vildan Seden Okutucu . Hastane İşletim Uzmanı

“Uygunluk ölçülerinin önemsenmediği tercihlerle gelen bazı yeni yöneticiler

tarafından tüm bu çalışmalar, uygulama ve işleyişler, verilen emekleri ile birlikte idarece tercih edilen bu otomasyon sistemine aktarılamamış ve çöpe atılmıştır. Bugünkü yönetimin olmazsa olmaz saydığı bu çöpe atılmış uygulama ve işleyişleri, yeniden hayata geçirmeye çalışmakta olduğunu görmek kurum adına oldukça sevindiricidir.”

2009 Eylül de, bir sonraki yayında buluşmak üzere ayrılmıştık.

“İyi ve kötüye karşı uygunluk kendi zamanını bekliyor” diyerek saygılarımla yeniden merhaba…

Yıl 1986 aylardan eylül, fakülte henüz bir yaşına bile gelmemiş bir Bilgi İşlem Birimi’ne yeni kucak açmışken, bir aydır aralarına beni de almışlardı. Çalışmayı çok arzu ettiğim bu birimde, tüm birimlerin işleyiş sistem analizini yapma görevi verildi. Büyük bir heyecanla üstlendiğim bu görev, fakülteyi hızla tanımama da neden oldu. Hiçbir birimin işleyiş sisteminde (hasta kayıt-kabul, faturalama vb.) bir standardizasyon bulunmadığı, birçok mali kaçağa neden olan uygulamaların varlığını bu çalışma süreci sonunda görmüş olacaktım. İş yaşamıma ve hayatıma, o güne dek aklıma dahi gelmemiş bir yön verecek olan bu çalışma sonucu, yapmak istediğim iş hedeflerim değişti. Bu sorunların bilimsel olarak nasıl çözülebileceğine dair yaptığım araştırmalar, kendimi İşletme fakültemizin “hastane yönetimi ve organizasyonu” konusunda eğitim alan ilk öğrencilerinden biri olarak bulmama neden oldu.

Bu öğrenciliği sürdürmeme izin veren birkaç birimden biri idi Nöroloji Anabilim Dalı. Çalışanlarının önünü açarak onlara fırsatlar veren İstanbul Tıp Fakültesi’nin biriminin yenilikçi olduğu için geliştirici ve ayrıca samimi ve insanca tutumları okulda öğrendiklerimi de pekiştirmemi sağlamıştır. Adeta bir laboratuar olmuş, öğrendiklerimi uygulayabilme imkanı bulduğum destekleyici bir karşılıklı beslenme süreci yaşanmıştı, Bu süreç, okuldaki hocalarımla paylaştığım ve kendilerine de “katkı yaptığı” ifade edilen bir verimliliğe de dönüşmüştü. Genel sağlık sistemimizin iyileştirilmesi ile ilgili olarak sürdürülen gönüllü çalışan gruplara katılma ihtiyacı duyduğum bir farkındalık kazanmıştım. Hayatıma başka bir boyut eklenmişti artık. Bu konudaki kaygılar, Sağlık Yöneticileri Derneği kurulum sürecine katılmama önderlik etmiştir. Haberdarlığa da hizmet eden bu süreçte, fark ettiğim en önemli şeylerden biri de, o sıralarda fakültede çalışmakta olan bu denli insanın ne kadar az iş çıkardığı ile ilgilidir. Ayrıca, çalışanlar arasında akrabalık ilişkisinin oranı da dikkat çeken diğer bir durumdur. Birçok konuda sistem planlamaları ile ilgili yönetime sunduğum raporların yanı sıra, “personel istihdam planı için öneri raporu” vermem de, bu tarihlere rastlamaktadır. Bugünkünden çok farklı şeylerin söylenmediği, farkındalık dahil, hiçbir şeyin değişmediği bu raporu takiben yürürlüğe konan KPSS sınavı, oldukça umut verici bir gelişmeydi. Çünkü o günlerde, personel istihdamı, her ne kadar kurumsal sınav ile sağlanmakta ise de, yerleştirmede hala eş, dost, tanıdık, hatır, gönül çok rol oynamakta ve bu raporda da sözünü ettiğim gibi, şişe altı gibi şişmiş bir kadrolaşma, şişe boynu gibi daralan bir iş üretimine sahne olmaktaydı

Üniversitenin İstanbul Tıp Fakültesi’nde, 1990 yılının başında, Döner Sermaye Denetleme Düzenleme Kurulu’ndaki görevim, o günkü yönetimin girişimleri ile, yeni kurulan Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü’nde, büro, sistem ve daha sonra denetim sorumlusu olarak devam edecekti. Bu büronun kurulmasını sağlayan ve bana bu görevleri veren kendisinden çok şey öğrendiğim, yenilerde kaybettiğimiz sayın hocamız Prof. Dr Ercan Öngör’ü saygı ve şükranla anıyorum. Sorumluluğum içerisindeki işleri en iyi şekilde yapma kaygıları ile, hep birlikte, yaptığımız her işe değer katmaktaki ısrarımızdan ödün vermedik. Bu süreçte fayda/maliyet, etkililik/verimlilik denkliklerinin sisteme aktarıldığı, performans ve iş hacim (kapasite) analizlerini raporlandırdığımız bir aşamaya bile geçilmişti. Öyle ki, işleyişte “masraf listesi” adı altındaki tedavi işlem kayıtlarına ait belgeler kullanılmakta olduğu bir dönemin hemen sonrasında idi bu çalışmalar. Bu belge, ilk müracaat noktasında düzenlenerek hastaya teslim edilmekteydi. Hastalar bulundukları noktadaki görevliye, aldıkları her hizmeti bu belgeye kaydettirmek durumundaydı. Masraf listesi olmayan hastaya işlem yapılmamaktaydı. Bu nedenle de hastalar bu belgeye öyle sahip çıkarlardı ki, üzerindeki uyarı notuna rağmen teslim etmeyerek hastaneyi terk ederken de yanlarında götürürlerdi. Verdiği hizmeti faturalama şansı kalmamış olan fakülte, önemli bir mali kayba uğramış olurdu.

Bu uygulama yerine, nakit girişini arttırmak ve hızlandırmak üzere planladığım sistemler nedeni ile “sistem sorumlusu” olarak isimlendirilen bir göreve başladığımda basit programlı bilgisayarların işletime sokulduğu (o tarihlerde hastane işletim sistemleri yoktu), maliyetlerin hesaplanması ile oluşturulmuş fiyat (F-Fakülte Fiyatı) tarifelerinin kodlanarak, yılda iki kez güncellenmesi, bu tarife üzerinden kurumsal sözleşme protokolleri ile hizmet satılması ilk uygulamalar olmuştur. Laboratuarların efektif çalıştırılması için düzenli iş analizlerinin yapılması, hasta ve çalışan memnuniyetinin arttırılmasına dayalı kalite ve verilen hizmetlerde “ortak dil” oluşturulması, “aidiyet duygusu”nun geliştirilmesi, iletişim becerileri ve duyarlılık eğitimleri vb. bir çok değerli çalışmalar da bunları takip etmiştir. Örneği az olan hastanemizin büyüklüğü nedeni ile en ufak değişikliğin son derece zahmetli olduğu otomasyonsuz o yıllarda sistem planlamak, anlatmak, kabul ettirmek, eğitmek, kontrol etmek, yeniden planlamak da bir o kadar zahmetli fakat keyifli idi. Bütün bunlar doğru yöntemlerle seçilmiş uygun yol arkadaşları ile ekip ruhu oluşturulması ile hayata geçirilebilmiştir. İnanç, sabır ve özveri ile oluşturulmuş bunca emek bir anda sonlanmıştır.

Uygulamadaki bu sistemlerin de aktarılabileceği ve daha fazla işi daha az çalışan ile yapabileceğimiz hastane otomasyon çalışmaları için yönetim tarafından kurulan, içinde yer aldığım komite 2.5 yıl araştırma ve hazırlık çalışmaları yapmış olduğu halde;

Uygunluk ölçülerinin önemsenmediği tercihlerle gelen bazı yeni yöneticiler tarafından tüm bu çalışmalar, uygulama ve işleyişler, verilen emekleri ile birlikte idarece tercih edilen bu otomasyon sistemine aktarılamamış ve çöpe atılmıştır. Sadece bu olmamış, emek verenler olabilecek her türlü cezalandırma yöntemi ile incitilerek kaçırılmıştır.

Bugünkü yönetimin olmazsa olmaz saydığı bu çöpe atılmış uygulama ve işleyişleri, yeniden hayata geçirmeye çalışmakta olduğunu görmek kurum adına oldukça sevindiricidir.

Oysa bu çalışanların seçimi için uygulamada göz önüne alınan temel prensiplerde önümüze koyduğumuz şey, doğru yöntemlerle belirlenmiş uygun ve uygunluk kazandırılmış insanlarla çalışmanın öneminin kurum için elbette çok büyük olduğu idi.

Sağlık hizmeti veren bir ordu ve o hizmeti almaya gelen başka bir ordunun (matriks yapı) yerleşkesi olan bu kuruma yakışan şekilde bir duruş sergilemek zorundaydık öncelikle.

İşin en genel çerçevesi ile tarifi buydu. Geriye bu tarife uyacak çalışanları seçmek ve sürekli eğitmek kalıyordu.

Bunun için hangi yöntemleri kullanmamız gerektiğini araştırdık. Sonuçta da, belirlenen yöntemde problem çözme tekniklerinin anlatıldığı ve bu yeteneklerinin, psikolojik uyumlarının ve uygunlukları ölçüldüğü bir sürece geçtik. Seçilen gruba öncelikle kendilerinin kendilerini değerlendirebileceği yönteme dayalı, kurum iç hedefi anlatıldı. Yine kendilerine güvenlerini arttırıcı, iletişim becerilerini geliştirici ekip çalışmalarını da içine alan, hizmet içi eğitimlere başlandı ve sürekli hale getirildi.

Sosyal çalışmacılar ve psikoloji uzmanlarından da alınan desteklerle, gerek gözleme dayalı, gerek bilimsel olarak “işe uygunluk” testlerine tabi tutulan bu kişilerin, çekilen videolarla kendilerini görmeleri, izlemeleri ve eleştirmeleri sağlandı. Bu eğitim süreci sonunda, bu çalışanlar, hem kendilerine, hem de fakülteye çok şey kazandırmışlardı. İnsana verilen emek mutlaka geri dönmektedir. 10 yıldır değişen her yönetimden destek görerek, geliştirilerek süren bu çalışmalar maalesef gelen yeni bir yönetim tarafından sonlandırılmıştır. Bütün bunları anlatma nedenim tabi ki uygun olana ihtiyaç duyulmadığı durumların getirdiği sonucu, somut bir örnek ile aktarabilmenin gayretidir. Buna başka açıdan katkı yapacak yaşanmış bir örneği de hemen burada aktarmak isterim. Hastane içinde ayrı birimlerde çalışan içe dönük, sessiz yapıdaki bir çalışan, hasta kabul bankosunda görevlendirilmiş, keza içi içine sığmayan, sosyal, dışa dönük bir çalışan penceresiz, izole bir odada rapor sekreteri olarak görevlendirilmişti. Her ikisi de mutsuz, iş üretemez halde, sorunlu ilan edilmişlerdi, söz konusu çalışanların yerlerinin değiştirilmesi mutlu son ile hedefine ulaşmıştı. Ancak buradaki sorun, konuya bakış biçimine dayalı olarak zaten kendiliğinden görülmekte ve göze batmaktaydı. Söz edilen yöntemler kullanılabildiğinde, başarılı sonuçlar alınabileceğine olan inancım, benzer deneyimler ile desteklenmiştir.

Sonuca bakıldığında; bilenler, bu büronun fakülte içinde Dekanlık binasının altında, şimdi ihale odası olarak kullanılan yerde olduğunu hatırlayacaklardır. Bu büronun kurulması ve geliştirilmesi kolay olmamış ve günün yöneticilerince de çok emekler verilmiş olmasına rağmen, bilimsel yaklaşımlardan uzaklaşılarak, tesadüfe dayalı yöntemlerle gelmiş yönetimlerce, burada neler çalışıldığı ile ilgili bilgi sahibi olunmadığı için farkında bile olmadan, gerekse farkında olunduğu halde, öylesine tercih edilmiş Firmanın yetersiz otomasyon programının başarısız gözükmesini önlemek bakımından tercih kurbanı edilerek yok edilmiştir. Yok etme yöntemlerinin uygulayıcıları olarak da yukarıda söz edildiği şekildeki tercihler ile seçilmiş ara kademe yöneticileri kullanılmıştır.

Bunların, yasalar ve yönetmeliklerin uygulayıcısı konumundan çıkarak, idarenin keyfi isteklerini yerine getirme tercihini kullananlardan seçilmesi de işte böylesi durumlarda çok işe yaramaktadır. Çünkü bu kişiliklerin hiçbir yasal dayanağı bulunmayan uygulamalar yapabileceği su götürmez bir gerçektir. Bu durum öyle bir tehdittir ki uygunlar için; Göreve gelme şekilleri nedeniyle, yerlerini korumak adına verdikleri bir savaşın içinde olurlar daim olarak. Kendi yapılarına uygun yöntemlerle bezeli ortamlar yaratır bu savaş. Masalarındaki işleri bırakıp amirlerinin araba kapılarını açmak için bina dışında beklemek vb. davranış modelleri de gösterebilen bu tür yöneticilerinin gözetimlerinde çalışma tehlikesi içerisinde bırakılacaklardır giderek… Bütün bunlarla uğraşacak ne işi, ne de duygusu, olmayan uygunların ise, direnç gösterecek güce bile giderek tahammülleri kalmayacağı açıktır. Duruma göre, ya ayrılacaklar veya bir şekilde de olsa ezileceklerdir. Buradan da faturanın topluma ödetileceği sonucu çıkacaktır kuşkusuz.

Temsil eden tüm çalışanlarda gerekli olan duruş ve ilkelerin kurum kültürü olarak da edindirilmesinin yanı sıra, bu çalışma üniversitemize yakışır kişiliklerin keşfi anlamı da taşıyacaktır. Bu uygunluk yöntem veya yöntemlerine ait çalışmalar, son on belki daha fazla yıldır bu nedenlerle çok çileler çekmiş çalışanları içinde barındıran, geleceğimizi emanet edeceğimiz bu kurumdan aldıklarımıza karşılık büyük bir borcumuzdur.

Kişilik faktörünün, kişi-örgüt bütünleşmesi açısından, kurumsal kültür oluşturulamadığı durumlarda çalışma etkinliğini ve verimliliğini yok edici bir olumsuzluğa sürükleyebileceği açıktır demiştik. Ve işte bu yüzden “uygunluk” kavramının, öncelikli ve önemli olduğunun, altının bu deneyimler ışığı altında bir kez daha çizilmesi gerekmektedir.

Kurumların işleyişi içinde içindeki hizmet verenleri karalamaya, lekelemeye müsait bir yapı varsa, ortada ciddi bir sorun da var demektir. Alınmış yaralarla, umut bağlanılan yeni yönetimlerin elindeki imkanları iyi kullanarak, benzer sorunların tekrarlanmaması için, ki, bu gün itibariyle ve her zaman aynı tehlike vardır. Başaranların yok edilemeyeceği personel/işgücü seçiminde bilimsel yöntemlerin kullanıldığı bir kurum kültürü sonucuna gidilmesi iyi bir çıkış yolu olacaktır. Ne söylendiğine değil, kimin söylediğine bakılarak, Türkiye’mizde hiçbir başarının cezasız kalmadığı çünkü zaten bilinmektedir. Bu anlatılanlar sonuçta, sıkıntılı, yaşanmış bir örnektir. Bu demektir ki, aynı kurumda benzer örneklerin yaşanmış olma olasılığı vardır.

Bu yazıyı kaleme almama neden olan şey, devam eden olumlu umutlarıma rağmen, benzer şeylerin yaşanabileceğine dair bazı kaygılarımın da henüz var olmayı sürdürmesidir.

Sağlıklı günler dileği ile…

Henüz yorum yapılmamış

Bir Cevap Yazın